Cấm users tạo public Distribution Group trên Office 365 (Cloud)

Cấm users tạo public Distribution Group trên Office 365 (Cloud)

On Kiến thức

Như các bạn đã biết, với môi trường Office 365 Hybrid chúng ta vừa có thể tạo & quản lý DG trên AD cũng như trên Office 365 portal.

Tuy nhiên, hạn chế của việc tạo DG trên AD là chỉ có IT mới có quyền chỉnh sửa các DG đó!! Ói cơm luôn ^^

Trên Office 365 portal, mặc định tất cả users đều có quyền tạo mới, sửa, xóa các group cũng như quản lý các group mà họ có quyền Owner.

Nhưng...như vậy thì quá loạn!!

Ở bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn Cấm tất cả users tạo public Distribution Group trên Office 365 (Cloud) , chỉ cấp quyền cho một vài Users được chỉ định để quản lý.

Bước 01: Chỉnh sửa User Roles:   "Default Role Assignment Policy"



 

Bước 02: Tạo thêm 01 User Roles:   "Custom Role Assignment Policy"



 

Bước 03: Gán User Roles mới cho nhân viên:

Dùng giao diện:

 



Dùng Powershell:

• 01 nhân viên bất kỳ:

Set-Mailbox <mailbox alias or name> -RoleAssignmentPolicy <assignment policy>

Ví dụ: Set-Mailbox lecuong -RoleAssignmentPolicy "Custom Role Assignment Policy"

• Tất cả nhân viên:

Get-Mailbox | Set-Mailbox –RoleAssignmentPolicy “<Name of Policy>”

Ví dụ: Get-Mailbox | Set-Mailbox –RoleAssignmentPolicy "Custom Role Assignment Policy"

 

Cơm thêm:

Để cho phép một nhân viên nào đó (HR chẳng hạn) có quyền quản lý tất cả các group (mặc dù không có quyền Owner) thì chúng ta có thể tạo Admin Roles, gán ID của nhân viên HR này vào đó.



 

Lưu ý: Tất cả các group tạo từ AD thì việc quản lý group vẫn phải được thực hiện từ AD.

Tạo và quản lý Distribution group (AD) dùng cho Office 365 bằng Powershell

Tạo và quản lý Distribution group (AD) dùng cho Office 365 bằng Powershell

On Kiến thức

Chào các bạn,

Khi triển khai Office 365 trên môi trường Hydrid, chúng ta có 02 tùy chọn Tạo & Quản lý  các Distribution group:  Trên Office 365 Portal (cloud) và trên Active Directory (on premise AD)

Ở bài viết này, tôi đề cập đến việc quản lý Distribution group trên AD.



Chỉ duy nhất group scope là Universal thì  Exchange mới có thể gửi email.  Về group Type thì: Security hoặc Distribution đều được

Nhưng Universal Security group có thể phân quyền, còn Universal Distribution group chỉ có thể gửi email, không thể phân quyền.

Vì vậy, tôi khuyến cáo nên sử dụng Universal Security group.

Dùng lệnh New-ADGroup để tạo Distribution group (tham khảo cú pháp lệnh: http://ss64.com/ps/new-adgroup.html)

Tạo Distribution group trên AD thì đơn giản thôi, nhưng vấn đế nằm ở chỗ là lệnh New-ADGroup không hỗ trợ set email cho group.



Chúng ta sẽ dùng đoạn script sau để thực hiện việc tạo group, set địa chỉ email cho group.

Import-Module ActiveDirectory
$groups = Import-Csv 'groups.csv'
foreach ($group in $groups) {
$alias = $group.PrimaryAddress
New-ADGroup -Name $group.name -Path “OU=Group,OU=O365,DC=lottemart,DC=local” -Description $group.Description -GroupCategory Security -GroupScope Universal -Managedby Admin
Set-ADGroup -Identity $group.name -Replace @{mail=$alias}
}

C

Các group được tạo ra sẽ được quản lý bởi tài khoản Admin

Nội dung file group.csv như sau:

name    Description    PrimaryAddress
group2    group2 test    group2@banbeit.com

group3    group3 test    group3@banbeit.com

group4    group4 test    group4@banbeit.com

 

Set địa chỉ email cho một group đơn lẻ dùng lệnh sau: Set-ADGroup "Support Team" -Replace @{mail="support@banbeit.com"}

 

Cơm thêm: Add member vào group:

##Add all users from OU=O365 to group2

import-module ActiveDirectory

#Specify group name and the OU from where you want to query the users of.

$ADGroup = "Domain Users"

$OU = "*,OU=O365,DC=lottemart,DC=local”

Get-ADGroupMember $ADGroup | where {$_.distinguishedName -like $OU} | %{Add-AdGroupMember -Identity "group2" -member $_}

Lưu ý: Tất cả các group tạo từ AD thì việc cập nhật Members của group phải được thực hiện từ AD, trên Office 365 không có quyền chỉnh sửa (nếu cấu hình Dirsync, chọn one way sync)

Backup mailbox Office 365 bằng cách Share mailbox

Backup mailbox Office 365 bằng cách Share mailbox

On Kiến thức

Công ty bạn đang dùng Office 365 (email, sharepoint, yammer, ? Tất cả các nhân viên nghỉ việc sẽ bị remove license sử dụng Office 365?

Thông tin từ dịch vụ Office 365: sau 30 ngày tất cả các Users không có license sẽ bị xóa mailbox.

Yêu cầu của công ty:

• Backup tất cả mailbox của các nhân viên đã nghỉ việc để phục vụ cho nhu cầu Auditing sau này.

##############################################################

Theo tìm hiểu của tôi thì Microsoft chưa hỗ trợ bất kỳ công cụ backup mailbox nào, trừ cách thủ công là cấu hình email vào chương trình MS Outlook sau đó backup file *.pst

Nếu bạn có danh sách cả trăm nhân viên cần backup mailbox thì bạn cần phải cài cả trăm email đó vào MS Outook và chờ nó download hết email về sau đó bakcup file .pst. Một công việc thật khủng khiếp.

Thật ra thì cũng có một vài công cụ (thương mại)của hãng thứ 3 hỗ trợ backup đồng loạt. Nhưng...công ty bạn có chấp nhận bỏ thêm chi phí để mua license cho công cụ backup này? Đa số là KHÔNG!

Cái khó ló cái khôn ^^!

Qua tìm hiểu thì tôi biết MS có hỗ trợ một lại mailbox không cần phải có license đó Share Mailbox.

Vậy Share mailbox là gì?

"Shared mailboxes make it easy for a specific group of people to monitor and send email from a common account, like public email addresses, such as info@contoso.com or contact@contoso.com. When a person in the group replies to a message sent to the shared mailbox, the email appears to be from the shared mailbox, not from the individual user.

Shared mailboxes are a great way to handle customer email queries because several people in your organization can share the responsibility of monitoring the mailbox and responding to queries. Your customer queries get quicker answers, and related emails are all stored in one mailbox

A shared mailbox doesn't have its own user name and password. You can't log into a shared mailbox directly using Outlook or Outlook Web App. You must first be granted permissions to the shared mailbox, and then you access it using Outlook or Outlook Web App. You don’t need to assign licenses to shared mailboxes, except when they are over their storage quota of 10 gigabytes (GB)." -- Via MS.

Theo định nghĩa ở trên thì Share mailbox được tạo ra để sử dụng cho một nhóm/bộ phận dùng chung.

Nhưng ở đây tôi sử dụng Share mailbox với mục đích là giữ lại mailbox của các nhân viên đã nghỉ việc trên server của Microsoft bằng cách chuyển đổi mailbox bình thường sang Share mailbox.

Các bước thực hiện như sau:

Trước hết chúng ta cần kết nối đến Office 365 bằng PS:

set-Executionpolicy remotesigned

$Cred = Get-Credential admin@contoso.onmicrosoft.com

$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://ps.outlook.com/powershell/ -Credential $Cred -Authentication Basic -AllowRedirection

Import-PSSession $Session

Chuyển đổi mailbox đã có sẵn sang Share mailbox

Kiểm tra loại mailbox:

Get-Mailbox -Identity lecuong@microsoft.com | Format-List RecipientTypeDetails

Chuyển đổi sang Shared Mailbox:

Set-Mailbox -Identity lecuong@microsoft.com -Type Shared

Sau khi chuyển đổi qua Share mailbox thì bạn có thể remove license của email trên, mặc kệ các cảnh báo (nếu remove license trên MS Portal)

Làm thế nào để truy cập Share mailbox này?

Để truy cập share mailbox này thì bạn cần phải gán quyền cho Admin hoặc bất kỳ ID nào mà bạn muốn cho họ sử dụng Share mailbox

Add-MailboxPermission –Identity lecuong@microsoft.com –User CuongITL@microsoft.com –AccessRights FullAccess

Hoặc:

 Add-MailboxPermission –Identity –Identity lecuong@microsoft.com –User CuongITL@microsoft.com –ExtendedRights "Send As"

Set-Mailbox –Identity lecuong@microsoft.com –GrantSendOnBehalfTo CuongITL@microsoft.com

Cơm thêm:

Chuyển đổi từ Share mailbox sang mailbox bình thường:

Set-Mailbox -Identity info@contoso.com -Type regular

Tạo Share mailbox mới (phục vụ cho Team nào đó trong cty chẳng hạn):

New-Mailbox -UserPrincipalName it-admin@microsoft.com -Name "Shared Mailbox" –Shared

 

Hi vọng với bài viết này sẽ giúp ích được cho các bạn đang tìm giải pháp lưu giữ mailbox của nhân viên công ty. :)

 

Một số thông tin về sản phẩm Microsoft Office 365

Một số thông tin về sản phẩm Microsoft Office 365

On Kiến thức

Hi anh em,
Thời gian vừa qua tôi có tham gia cùng với HPT và MS Sri Lanka triển khai dự án Office 365 Hybrid cho khách hàng nên cũng có một chút ít kinh nghiệm về em nó.
Vì vậy tôi viết bài này với mong muốn đem đến một chút ít kiến thức về Office 365 cho các anh em IT nào chưa biết, chưa tìm hiểu về bộ sản phẩm này.
Tôi nghĩ rằng bạn cũng đã nghe rất nhiều thông tin quảng cáo về Office 365, và có thể bạn cũng đang xem xét nó cho khách hàng của bạn, hoặc tổ chức của bạn.
Về nội dung thì hơi cô đặc, mang tính lý thuyết. Các bài sau sẽ nói về việc triển khai Office 365. :)

Office 365 là gì?
Office 365 thực ra là bộ phần mềm văn phòng mới nhất của Microsoft nhưng dựa trên nền tảng đám mây dành cho Windows, Mac và tablets.
Song song với bộ sản phẩm này thì vẫn có bộ Office 2013 - cái này thì chắc ai cũng biết ^^!

Office 365 có thể hiểu nôm na là gói các ứng dụng trả phí định kì bao gồm bộ Office (Word, Excel, PowerPoint...) và các gói hỗ trợ công việc kèm theo như: Lync, tài khoản email Exchange Online, dung lượng mở rộng cho OneDrive,  số phút gọi miễn phí trên Skype và cả Yammer - mạng xã hội dành cho công ty nữa.
Ngoài ra, Office 365 còn cung cấp nhiều gói thanh toán khác nhau là: Personal, Home và Business. Ở mỗi gói ứng với giá tiền tăng dần, người dùng sẽ nhận được thêm các tính năng, phần mềm hỗ trợ... Tuy nhiên, ở gói cơ bản nhất, Microsoft vẫn cung cấp khá nhiều tính năng cho người dùng: quyền truy cập đầy đủ vào trọn bộ Office, ứng dụng Office di động dành cho 2 HDH Android và iOS, dung lượng lưu trữ đám mây OneDrive và số phút gọi điện thoại thông qua Skype...

Khái quát các sản phẩm như sau:

Microsoft Office gồm tất cả các chức năng của Office Professional Plus (Word, Excel, PowerPoint, Onenote, Access,etc..) và Office Web App.
Exchange Online cung cấp dịch vụ e-mail trên cloud, calendar, các danh bạ…..tất cả đều được truy cập thông qua Internet bằng máy tính hoặc tất cả thiết bị di động smartphone.
Office SharePoint Online cho phép bạn cộng tác với các tính năng mạng xã hội thông qua Internet.
Lync Online cung cấp tin nhắn tức thời, hội nghị trực tuyến, audio và video hội nghị và cũng thông qua Internet.
Microsoft Office 365 được chia ra dành cho các đối tượng khách hàng:

• Cá nhân


• Doanh Nghiệp: chia ra doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp bự. ^^


• Riêng các tổ chức phi lợi nhuận có thể gửi đơn xin & MS sẽ xem xét cung cấp miễn phí

Tham khảo về các sản phẩm Office 365: http://office.microsoft.com/en-gb/products/
Office 365 dành cho các tổ chức phi lợi nhuận:http://www.microsoft.com/about/corporatecitizenship/en-us/office365-for-nonprofits/

Một số lợi điểm của Office 365: (đoạn này copy từ internet nhé ^^!)

• Tiết kiệm chi phí

Triển khai các dịch vụ và phần mềm nội bộ giống nhau là một hành động gây lãng phí. SharePoint, Exchange, và Lync đều yêu cầu máy chủ vật lý. (Các) máy chủ này sẽ tiêu tốn điện năng, cũng như yêu cầu bộ làm mát. Bằng việc sử dụng Office 365, các doanh nghiệp sẽ không phải tiêu tốn tiền bạc vào việc đầu tư cho phần cứng cùng với cơ sở hạ tầng đi kèm, nhưng vẫn có được công cụ tương tự, đảm bảo cho công việc văn phòng.

• Bảo dưỡng

Với số lượng máy chủ vật lý và cơ sở hạ tầng đi kèm trên, các doanh nghiệp sẽ phải “cắt cử” chuyên gia công nghệ thông tin và nhân viên khác nhằm duy trì và bảo dưỡng chúng. Tuy nhiên, với Office 365, Microsoft sẽ chịu trách nhiệm trong việc giữ cho máy chủ luôn được cập nhật, giải quyết các vấn đề xảy ra, nâng cấp phần cứng và phần mềm, cùng với một số bảo dưỡng khác. Điều này thực sự giá trị với các doanh nghiệp nhỏ nếu họ không có phòng công nghệ riêng, hoặc thậm chí là một nhân viên IT riêng.

• Luôn sẵn sàng cho người dùng

Một trong những bất cập lớn nhất của các phần mềm trên máy tính là nó phải được cài đặt trên máy. Điện toán doanh nghiệp đang thay đổi nhanh chóng. Mọi người có xu hướng thực hiện rất nhiều tác vụ trên điện thoại thông minh và các nền tảng khác khi rời khỏi văn phòng của mình. Office 365 là một nền tảng dựa trên đám mây, giúp người dùng có thể truy cập bất cứ nơi nào họ kết nối được với Internet.
.

.....................có thời gian sẽ updates thêm thông tin, đang busy nhiều việc nên chỉ viết sơ sơ tới đây thôi.

Ai cần hỏi gì thì cũng hỏi, đáp luôn nhé!